Uma das exigências que os cartórios de todo o país terão que atender para cumprir o Provimento n. 74 do CNJ é o serviço de cópias de segurança na internet, mais conhecido como backup nas nuvens.
O backup é um velho conhecido de muitos notários e registradores.
Em alguns estados esse serviço é obrigatório, mas da forma tradicional, ou seja, em servidores externos ou qualquer espécie de sistema de mídia eletrônica ou digital, como dvd, pendrive ou hd externo.
O que muda com a nova exigência é que agora a cópia de segurança tem que ser feita, também, “nas nuvens”, isso é, no ambiente virtual.
Mas, na prática, como fazer isso?
É possível usar softwares gratuitos como o Google Drive ou Dropbox? Ou é preciso adotar um sistema pago?
Continue lendo que vamos tirar todas as suas dúvidas.
1) Vantagens do backup nas nuvens
O backup é um serviço muito utilizado dentro de empresas para manter os dados e registros a salvo e sob um modo de utilização facilitada. Ele nada mais é do que uma cópia de segurança.
O backup nas nuvens, como já explicamos, é feito no ambiente virtual.
Rapidez na recuperação de arquivos
Uma das diferenças entre o backup nas nuvens e o backup tradicional em mídia eletrônica é a possibilidade dos dados com backup dos servidores de nuvem serem recuperados com mais facilidade, permitindo que o acesso aos arquivos e dados seja feito rapidamente.
Em caso de desastres ou acidentes, os dados podem ser acessados instantaneamente e de qualquer lugar.
Limite de armazenamento flexível
“Na nuvem” não há limitações de espaço e armazenamento, diferente das técnicas tradicionais em que os dados são armazenados em dispositivos com capacidade limitada.
Mesmo que você tenha adquirido um sistema na nuvem com limite de armazenamento, a qualquer momento você pode aumentar esse limite.
Automatização
Os backups tradicionais têm que ser feitos manualmente. Periodicamente, uma pessoa tem que pegar a mídia eletrônica, como um pen drive ou hd externo, e copiar para lá todos os dados salvos no sistema ou computador da empresa.
No caso do backup em nuvem isso é feito de forma automática, em períodos pré-determinados, seja por hora, por dia ou por mês. E sem risco de alguém esquecer ou cometer algum erro durante a cópia.
Redução de custos
O backup em nuvem permite reduzir gastos com hardware pesado e uso de servidores locais da empresa. Os custos extras associados ao aumento da memória, do espaço no disco rígido e do poder de processamento são todos suprimidos.
2) Softwares gratuitos
Há diversos serviços de backup nas nuvens grátis no mercado. Além de contas gratuitas, eles oferecem planos pagos para os que procuram por mais espaço e funcionalidades extras.
OneDrive, Google Drive, Dropbox e Mega são exemplos destes serviços gratuitos. Eles são ótimos para quem quer uma solução prática e rápida no dia a dia. Para quem tem muito arquivo ocupando a memória do smartphone, por exemplo, esses serviços são excelentes opções.
Porém, para empresas e segmentos que trabalham com grande volume de dados e informações, a escolha de softwares gratuitos não é indicada, já que muitos desses softwares não oferecem alguns procedimentos importantes, como: relatório de auditoria, testes de restauração de backup e garantia da integridade do arquivo copiado.
3) Softwares pagos
Existem também no mercado diversos serviços pagos de backup em nuvem. Eles oferecem soluções a baixos custos operacionais dentro do seu perfil e de acordo com o seu volume de dados, ou seja, você utiliza e paga somente pelo que precisa usar.
Esses softwares garantem serviços como: relatórios consolidados para auditoria; políticas avançadas de retenção e versionamento dos backups; gestão de usuários; criptografia; testes de restauração; portal para gerenciamento centralizado das contas de backup e outros.
Mas a grande vantagem é o suporte. Os softwares pagos garantem auxílio no manuseio do sistema, ferramentas de gestão e tiram dúvidas sobre segurança da informação e o serviço de backup na nuvem de forma geral.
Há uma regra da segurança da informação conhecida como backup 3-2-1. Este conceito que se popularizou com o fotógrafo americano Peter Krogh.
Segundo ele, existem dois grupos de pessoas: aqueles que já tiveram uma falha de backup e os que ainda vão ter uma no futuro.
Pela regra, empresas devem seguir os seguintes passos para manter seus dados longe de riscos: possuir três (3) cópias dos seus dados disponíveis, em duas (2) mídias diferentes, com uma (1) armazenada em um local externo.
Possuir um backup físico e um na nuvem é uma forma de cobrir essas três premissas.
Fato é que a tecnologia de computação em nuvem hoje se tornou uma ferramenta que muitas empresas usam ou planejam passar a usar.
Para os cartórios esta ferramenta já se tornou necessária.
Apesar do Provimento do Conselho Nacional de Justiça não impor o tipo de software para fazer o backup em nuvem, os cartórios devem se preocupar com a integridade dos dados e adotar aquele que garante maior segurança à informação.
E aí, ficou alguma dúvida? Quer saber mais sobre o serviço de backup nas nuvens para cartórios? Fale com a gente!
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